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Como melhorar a eficiência do lançamento de notas fiscais em escritórios de contabilidade

Os escritórios de contabilidade que gerenciam um grande volume de notas fiscais enfrentam diversos desafios durante o processo de lançamento. Estes incluem a falta de tempo ou de organização, processos pouco claros e o risco elevado de erros, entre outros.

Para auxiliar nessa tarefa, compilamos algumas dicas que podem aumentar significativamente a produtividade no lançamento de notas fiscais e otimizar outras atividades cotidianas no âmbito contábil.

Organizar os documentos fiscais de forma eficiente

O primeiro passo para um trabalho mais ágil e eficaz é saber exatamente onde encontrar a informação necessária. Existem diversas formas de organizar os documentos fiscais: por segmento de mercado, volume de lançamentos, situações financeiras, serviços prestados, etc. O essencial é que a organização seja compreensível para todos os membros da equipe.

Estabelecer fluxos de trabalho claros

Fragmentar cada atividade em etapas claras facilita o dia a dia e define melhor como os processos devem fluir. Isso permite que os colaboradores saibam exatamente como e quando executar cada parte de uma tarefa, entendendo melhor o conjunto do trabalho. Para auxiliar ainda mais, a criação de um fluxograma para os serviços do escritório pode atuar como um guia rápido.

Delegar tarefas

Com os documentos organizados e um fluxograma detalhado em mãos, é hora de distribuir as tarefas entre os colaboradores. Enquanto algumas atividades podem ser realizadas individualmente, outras podem exigir o esforço conjunto de uma equipe. Identificar e aproveitar os talentos individuais de cada colaborador é crucial para aumentar a eficiência.

Monitorar o desempenho

Avalie se as mudanças implementadas estão trazendo os resultados desejados ou se ajustes adicionais são necessários. A organização dos documentos e dos fluxos de trabalho deve ser monitorada através do desempenho dos colaboradores. A análise da distribuição de tarefas pode revelar pontos fortes e fracos da equipe, destacar talentos e indicar onde treinamentos seriam benéficos.

Entre todas essas sugestões, talvez a mais importante venha agora: trata-se do sistema Integradocs. Com esse sistema aplicado no dia a dia do seu escritório de contabilidade, é possível desenvolver melhorias tanto nos serviços já prestados quanto na expansão do portfólio contábil do seu escritório.

O sistema Integradocs é responsável pela extração de dados e conversão de arquivos .pdf no formato padrão ABRASF (.xml), permitindo visualização em tela de conferência e alteração em casos necessários.

É uma ótima maneira de organizar e gerenciar informações de notas fiscais de maneira ágil, economizando tempo e colocando todos os dados em um único lugar. Esse método não requer alimentação humana de dados, tornando o processo menos suscetível a erros, aumentando a segurança nos resultados obtidos.

Com isso o fluxo de trabalho se torna mais orgânico e tende a ser mais organizado de uma maneira geral. Com menos entraves e burocracia pela falta ou demora em obter informações vitais para a realização dos serviços contábeis.

O resultado é mais tempo livre para a equipe, que pode desempenhar melhor seu papel dentro das tarefas, desenvolver melhor suas habilidades, melhorar consideravelmente o seu desempenho e oferecer mais serviços aos clientes. Do ponto de vista mercadológico, este é um aspecto crucial, considerando a constante demanda por serviços contábeis personalizados e a proatividade na oferta de novas opções no setor.

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